Toastmaster

Principala datorie a unui Toastmaster este de a acționa ca gazdă și de a conduce întregul program, inclusiv prezentarea participanților și distribuirea premiilor. 

Participanții la program ar trebui să fie prezentați într-un fel care emoționează publicul și îl motivează să asculte. Toastmasterul creează o atmosferă de interes, așteptare și receptivitate. 

Înainte de întâlnire: 

• Alegeti o tema a sedintei si pregătiți orice materiale s-ar potrivi cu aceasta.
• Anuntati din timp VPE si VPPR despre tema aleasa.
• Contactați toți vorbitorii și obțineți detalii despre discursuri (titlu, proiect, nivel educațional)
• Discutați cu VPE pentru a verifica daca exista evenimente sau module speciale. 
• Asigurati înlocuiri care pot aparea in ultimul moment.  

În timpul întâlnirii:

• Salutați-l pe președinte și mulțumiți-i pentru introducerea călduroasă. 
• Explicați pe scurt formatul întâlnirilor (1-2 minute).
• Prezentați toti participantii.
• Prezentați detalii despre tema ședinței, pentru a da savoare întâlnirii.

Evaluatorul General 

Evaluatorul General, așa cum se înțelege și din nume, are ca atribuții evaluarea generală a  întregii ședinte. Responsabilitățile sunt multe, dar la fel sunt și recompensele.

Ce trebuie să faci?
Să îți alcătuiești o echipă de evaluatori specifici. (nu te îngrijora, o parte din ei vor fi deja selectați la desemnarea rolurilor din ședința precedentă) Acea echipă este formată din:

-Evaluatorii de proiect;
-Timer;  
-Ah-Counter;
-Vote Counter;
-Gramatician;

Înainte de întâlnire: 

• Se asigură ca toti evaluatorii sunt prezenti;
• În cazul în care unul dintre evaluatori nu este prezent, se consultă cu Vicepreședintele pe Educație pentru a desemna un înlocuitor;  
• Se asigură că fiecare evaluator de discurs are fișa de evaluare de la vorbitorul pe care îl va evalua;
• Verifică timpul alocat pentru fiecare vorbitor și îl anunță pe Timer;  
• Se așează în spatele sălii pentru a putea privi întreaga activitate din cadrul ședinței;

În timpul întâlnirii:

• Notează observații cu privire la mersul ședinței, urmând să le prezinte într-o evaluare personală la sfârșitul ședinței.
• Introduce în scenă membrii echipei de evaluare.

Table Topics Master

Discursurile improvizate (table topics) sunt, în sine, un element crucial al Toastmasters. 

Ele ne permit să gandim rapid și să ne îmbunătățim abilitățile de improvizație. 

Perfecționarea acestei abilități este importantă nu numai pentru a deveni un vorbitor mai bun, ci și pentru a ne ajuta să ne îmbunătățim comunicarea în general. 

Ce trebuie să faci?
Ești responsabil pentru moderarea sesiunii de improvizație.

Înainte de întâlnire: 

• crează subiecte de improvizație în legatură cu tema ședinței. Li se permite destul de multă libertate și flexibilitate pentru alegerea întrebărilor
• se asigură că eventualul suport electronic necesar (laptop, proiector, Internet, etc.) funcționează în parametrii buni;

În timpul întâlnirii:

• invită în pauză vorbitorii să se înscrie la secțiunea de discursuri improvizate. Vor fi încurajați să participe în special membrii noi și invitatii;
• în timpul segmentului de Table Topics, cheamă vorbitorii pe scenă;
• la sfârșitul acesteia, recapitulează vorbitorul și subiectul discursului său;

Vorbitor

Motorul Toastmasters și principalul mod prin care membrii se dezvoltă

Înainte de întâlnire: 

• Studiază atent materialele educationale Pathways de pe site-ul oficial Toastmasters.  
• Discută cu evaluatorul său pentru a-l anunța proiectul din Pathways pe care îl va prezenta.
• Pregătește discursul și îl anunță pe Toastmaster titlul și proiectul la care se află.  
• Repetă discursul, discutând cu mentorul său legat de posibile îmbunătățiri.

În timpul întâlnirii:

• Sustine discursul/proiectul la care se află în fața publicului;
• Primește evaluarea și feedback-ul din sală.

Evaluator de discurs 

Pentru ca un membru să beneficieze la maxim de discursurile sale, trebuie să primească sfaturi în legătură cu ariile unde excelează, cât și lucrurile care ar putea fi îmbunătățite. Aici intră în scenă evaluatorul.

Înainte de întâlnire: 

• Obține fișa de evaluare de la vorbitor.
• Discută cu vorbitorul despre aspecte specifice la care dorește să fie atent.

În timpul întâlnirii:

• Urmărește atent discursul bazându-se pe fișa de evaluare și ia notițe.
• Prezintă la final evaluarea sa.

Gramatician

Rolul gramaticianului este de a asigura corectitudinea limbii folosite de către participanții la ședință, fie că ședința se desfășoară în romană sau engleză.

Înainte de întâlnire: 

• Plasează cuvantul zilei (scris pe o foaie, tablă, etc.) în fața sălii unde să poată fi văzut  de toată lumea.  
• Pregătește o foaie de hârtie și un pix pentru a fi gata să ia notițe.

În timpul întâlnirii:

• Când este prezentat de către Toastmaster, se ridică și anunță “Cuvantul zilei”, partea sa de vorbire, definiția lui, îl foloseste într-o propoziție și îi incuajează pe vorbitori să îl utilizeze oricând pe parcursul întalnirii pentru puncte suplimentare.
• Este atent la vocabularul fiecăruia.
• Notează fiecare utilizare ciudată sau incorectă a limbajului (propoziții incomplete sau care își schimbă direcția într-un moment nepotrivit, erori  gramaticale, malapropism, etc.) împreună cu numele celui care a folosit-o.
• Notează cine a folosit “Cuvântul zilei” (sau derivate ale acestuia) și dacă l-a folosit corect sau incorect.

Ah-Counter 

Rolul ah-counterului este…ăăă…deci..știi tu…
Da, rolul ah-counterului este de a nota cuvintele și sunetele folosite drept “cârje” sau “pauze inadecvate în timpul discursului” de către oricine vorbește pe parcursul întalnirii, care deranjează ritmul natural al discursului.

Exemple:

• Cuvinte care pot fi interjectii neadecvate cum ar fi: “deci, şiii, aşa, ok, ştii tu, bun”
• Sunete care pot fi “ah, um, err, mm”  
• Expresii sau cuvinte repetitive ca si “Eu, eu” sau “asta înseamnă… înseamnă” sau “se știe… se  știe că”
• Se mai pot întalni și sunete zgomotoase scoase din varful buzelor, din categoria plescăielilor.  
• Pot fi luate în considerare și prelungirile cuvintelor (ex. “asta înseamnă căăăă…)

Nota: pauzele dintre propoziții nu sunt considerate “pauze în vorbire”.
Rămane la latitudinea fiecărui vorbitor să folosească adecvat pauzele de vorbire în discursul său.

Înainte de întâlnire: 

• pregătește o mică descriere a îndatorarilor sale, și ia fișa Ah-counterului;

În timpul întâlnirii:

• când este prezentat de Toastmaster, își prezintă rolul, iar apoi în timpul discursurilor, notează “cârjele” folosite de vorbitori;
• la sfârșit, prezintă raportul complet și “perlele” colectate în fața sălii.

Timer

Aș putea să explic ce face timerul, dar sincer, nici nu am timp să explic de ce nu am timp să explic 🙂 .
Totuși, pe scurt, pot spune că îndatorirea timer-ului (sau cronometror în limba română), este să verifice că toți vorbitorii să se încadreze în limita de timp stabilită pentru acel tip de discurs.
Pentru a ajuta în acest sens, va primi un set de cartonașe colorate pe care le va ridica la momentul potrivit, pentru a înștiința vorbitorul de durata de timp rămasă, în felul urmator:

–Verde pentru timpul minim stipulat;
–Galben pentru perioada de toleranţă faţă de timpul stipulat;
–Roşu pentru timpul maxim stipulat;

Dacă discursul ține mai mult de 30 de secunde după apariția cartonașului roșu, sau mai devreme de apariția celui verde, este descalificat.

Timpii standard pentru fiecare discurs sunt:
-5-7 minute pentru discursuri pregătite (deși pot varia pentru icebreakere, sau proiecte mai avansate).
-1-2 minute pentru Table Topics;
-2-3 minute pentru Evaluatorii de discurs;

Înainte de întâlnire: 

• pregătește o mică descriere a îndatoririlor sale, și ia fișa timerului;

În timpul întâlnirii:

• cand este prezentat de Toastmaster, își prezintă rolul, iar apoi în timpul discursurilor, cronometrează și notează durata fiecărui discurs.
• după fiecare secțiune de discursuri (pregătite, improvizate și evaluări), specifică vorbitorii care s-au încadrat în timp pentru a fi votați.
• la sfârșit, predă raportul complet asupra duratei discursurilor pentru a fi consemnate;

Numărător de voturi

Se spune de Iosif Stalin că a zis la un moment dat „Nu este important cine votează, ci cine numără voturile”.

Desigur, probabil a zis acest citat în rusă, dar ideea din spate este la fel de validă: numararea voturilor este o funcție importantă, atât de importantă încat fiecare ședință are o persoană delegată special pentru asta.

Pentru a îl ajuta, va primi o cutie compartimentată, în care să adune voturile pentru fiecare categorie (discursuri pregătite, improvizate, evaluatori de discurs).

Înainte de întâlnire: 

• Ia în posesie coșul pentru colectarea voturilor de la membrii clubului.
• Asigurați-vă că toți participanții au buletinele de vot pentru a vota.

În timpul întâlnirii:

• când este prezentat de către Toastmaster, va oferi o scurtă descriere a rolului și va încuraja lumea să voteze și să ofere feedback, ambele în rubricile corespunzătoare de pe foaie.
• va colecta voturile și feedback-urile și va nota vorbitorii care au folosit cuvântul zilei;
• după fiecare categorie, înainte să spună publicului să voteze, va intreba cronometrorul dacă toți vorbitorii s-au încadrat în timp, și va elimina de pe listă vorbitorii care nu au respectat limitele.
• după ce numara voturile publicului, numărătorul de voturi va consemna punctele în plus vorbitorilor care au folosit cuvântul zilei (două puncte pentru discursurile pregătite, un punct pentru discursurile improvizate).
• când va fi chemat din nou pe scenă, va prezenta câștigatorii.